Comment gérer au mieux ses données pour un événement réussi ?

Comment gérer au mieux ses données pour un événement réussi ?

La gestion de données est, vous l’avez peut-être déjà remarqué, la tendance actuelle dans le monde événementiel. Cette notion reste pour vous un concept abstrait ?

A quoi cela correspond-il ? Comment appliquer cette stratégie de gestion de données au secteur événementiel ? Que va apporter la mise en place d’une telle stratégie à vos événements ? Ce sont les questions que nous allons traiter dans cet article, afin d’essayer de vous donner toutes les clés en main pour piloter vos événements à l’aide de vos données.

De quelles données parle-t-on ?

Avec les différents outils digitaux pour organisateurs d’événements disponibles sur le web, l’organisation d’événements est désormais simplifiée. Grâce à des solutions comme Yurplan, vous avez accès à une palette d’outils intelligents vous permettant au mieux de gérer vos inscriptions en ligne et sur place, les accès, le planning de votre événement, et même vos exposants ! Vous ne l’avez peut-être pas remarqué mais rien qu’avec ces simples outils qui vous permettent de récolter des informations “basiques”, vous avez déjà de nombreuses informations sur vos participants ! Quelles sont leurs habitudes d’achat ? Viennent-ils seuls ou en groupe, à quels horaires ? Voici donc des informations que nous pouvons qualifier de “comportementales”. Ces informations, vous pouvez les traiter et sortir des statistiques, directement depuis votre logiciel de gestion d’événement, afin de vous organiser au mieux pour les éditions à venir. Devrais-je prévoir plus de personnel à l’accueil entre 10h et 12h par exemple ?

Ces données quantitatives vont pouvoir être corrélées à d’autres données plus qualitatives. C’est là qu’interviennent encore vos outils de gestion d’événement.

Comment allez-vous pouvoir récolter d’autres informations sur vos participants ?

Tout d’abord : l’inscription !

Avec le système d’inscriptions en ligne que vous avez mis en place, il est nécessaire d’insérer un formulaire d’inscription. Ce formulaire vous permettra d’avoir des informations génériques comme les noms, prénoms, et adresses email de vos participants, mais également d’autres informations plus précises, qui vont vous permettre de mieux les connaître. Toujours dans le but de vous organiser au mieux. Avec un outil de formulaires comme Yurplan, vous avez accès à un éditeur de formulaires, vous permettant de créer tous types de questions. Attention toutefois aux données trop personnelles. Retrouvez d’ailleurs un guide sur la gestion des données personnelles suite au renforcement du RGPD dans cette infographie, spécialement conçue pour les organisateurs d’événements.

Avec ces formulaires, vous allez pouvoir vous préparer au mieux pour votre événement à venir : combien de personnes vont avoir besoin d’un parking ? Qu’aiment manger vos futurs participants afin que vous puissiez les satisfaire sur le buffet ? Quels sont les sujets que les futurs participants aimeraient que des intervenants traitent ? Ou encore pourquoi pas quels artistes aimeraient-ils voir, dans le cadre d’un festival ?

Proposez également une récolte d’informations ludique, par exemple avec des jeux concours ou des quizz pendant votre événement. Avec un outil de questionnaires comme Yurplan, vous pouvez créer différents questionnaires que vous pourrez proposer sur place sur un ipad par exemple, ou pourquoi pas envoyer directement sur le smartphone des intéressés via notification push.

Avec ce même outil, envoyez aussi vos questionnaires de satisfaction après l’événement ! Qu’ont pensé vos participants de votre événement ? Les conférences étaient-elles pertinentes ? Qu’auraient-ils amélioré ? Engagez-les dans votre organisation ! Ainsi la fidélisation n’est qu’à un clic, et le rendez-vous est pris pour leur venue à la prochaine édition !

 

Avec ces informations, vous avez les données nécessaires pour mesurer le succès de votre événement. En effet, les premiers intéressés, ceux qui font le succès de votre événement, ce sont eux, vos participants !

 

Encore une fois, ce type de stratégie n’est pas adaptée à un certain type d’événements. Pour chaque type d’événement, vous pouvez mettre en place ces actions, simplement !

Le succès de vos prochaines éditions est en marche !

 

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